Diritto di informazione del socio di S.r.l.: che cosa può consultare e che cosa fare se la società rifiuta

Il socio di S.r.l. che non partecipa all’amministrazione ha diritto di avere dagli amministratori notizie sullo svolgimento degli affari sociali e di consultare, anche tramite professionisti di sua fiducia, i libri sociali e i documenti relativi all’amministrazione. Lo stabilisce l’art. 2476, secondo comma, del codice civile. Il diritto copre i verbali e anche contratti, fatture, estratti conto e scritture contabili. La società può opporre limiti di buona fede e di riservatezza su singoli documenti, ma non un rifiuto generalizzato. Se il rifiuto arriva, il socio può chiedere al tribunale un provvedimento, anche in via cautelare.

Che cosa stabilisce l’art. 2476 c.c.

Il secondo comma dell’art. 2476 c.c. prevede che “i soci che non partecipano all’amministrazione hanno diritto di avere dagli amministratori notizie sullo svolgimento degli affari sociali e di consultare, anche tramite professionisti di loro fiducia, i libri sociali ed i documenti relativi all’amministrazione”.

La norma nasce per tutelare il socio di minoranza contro l’abuso della maggioranza e contro gli illeciti dell’organo amministrativo. In una fase preventiva l’interesse del socio può essere protetto da clausole statutarie o da patti parasociali, specie quando, dopo un’operazione di M&A, il socio è destinato a perdere nel tempo la propria posizione di maggioranza. Nella fase patologica, quando si valuta l’esistenza di un conflitto tra soci, di comportamenti illeciti dell’organo amministrativo o di responsabilità dell’organo di controllo, il diritto di informazione è lo strumento con cui il socio verifica che cosa sta accadendo al proprio investimento.

Che cosa può consultare il socio di S.r.l. che non partecipa all’amministrazione

Il perimetro è ampio e comprende due categorie di documenti.

• I libri sociali: il libro delle decisioni dei soci, con i verbali dell’assemblea, e il libro delle decisioni degli amministratori, con le adunanze e le deliberazioni del consiglio di amministrazione, e, se nominato, il libro delle decisioni dell’organo di controllo o del revisore.
• I documenti relativi all’amministrazione: contratti, fatture attive e passive, estratti conto bancari, corrispondenza commerciale, scritture contabili, documentazione fiscale e ogni altro atto che documenti la gestione.

Il socio può farsi assistere da un commercialista o da un avvocato di sua fiducia, può prendere visione dei documenti ed estrarne copia. Sull’estrazione di copia possono però essere poste limitazioni, in particolare per i documenti riservati.

Il socio di S.p.A. ha lo stesso diritto?

No. Nelle società per azioni il potere di ingerenza del socio è limitato dall’art. 2422 c.c., che gli consente di esaminare il libro dei soci e il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, e di ottenerne estratti a proprie spese. Restano esclusi il libro delle adunanze del consiglio di amministrazione e, in generale, i documenti dell’amministrazione.

La differenza di trattamento dipende dal ruolo che il socio assume nella S.r.l., dove la legge gli riconosce un potere di controllo diretto sulla gestione che nella S.p.A. è affidato invece al collegio sindacale.

Il socio deve spiegare perché chiede i documenti?

Il diritto di informazione è riconosciuto dalla giurisprudenza come diritto potestativo: incide nella sfera giuridica della società, che si trova nella posizione di dover consentire l’esercizio dell’altrui diritto. Di regola, quindi, il socio non deve giustificare la richiesta.

Esiste però un obbligo di buona fede e di correttezza, un principio che la dottrina ha descritto come un fiume sotterraneo che emerge in diversi punti del codice civile ma scorre sotto l’intero ordinamento. Quel principio impedisce al proprietario di compiere atti emulativi e all’imprenditore di fare concorrenza in modo contrario alla correttezza professionale, e impedisce al socio di S.r.l. di acquisire informazioni per interessi incompatibili con la posizione di socio e con la tutela che la legge gli accorda.

L’esempio tipico è il socio che esercita un’attività in concorrenza con la società e chiede di conoscere i prezzi praticati ai clienti o altre condizioni commerciali.

Quali limiti può opporre la società

L’applicazione pratica del principio di buona fede legittima la società, in presenza di elementi concreti, a:

• non fornire determinate informazioni aziendali riservate o limitarne la conoscenza;
• oscurare parti di documenti che contengono segreti commerciali;
• chiedere al socio il motivo della richiesta quando vi sono indizi di un uso in conflitto con l’interesse sociale;
• pretendere la sottoscrizione di un accordo di riservatezza e non divulgazione equilibrato;
• organizzare la consultazione in tempi e modi ragionevoli, senza che diventi un intralcio continuo alla gestione.

Nessuno di questi limiti autorizza un rifiuto generalizzato. Il rifiuto, o l’inerzia prolungata, sono proprio i comportamenti che fondano la tutela del socio davanti al giudice.

Conviene regolare il diritto di informazione nello statuto?

Sì. Per dare corpo al bilanciamento tra gli interessi della società e quelli del socio è opportuno prevedere nello statuto una procedura per l’esercizio del diritto di informazione, con tempi e modalità di esercizio, modalità di estrazione delle copie e doveri di riservatezza. Una clausola scritta bene evita che ogni richiesta diventi una trattativa.

Il socio della holding può vedere i documenti della controllata?

Il tema riguarda la possibilità, per il socio della controllante, di acquisire informazioni sull’attività della controllata. Il Tribunale di Torino, nel 2019 e in altre occasioni, ha consentito al socio della controllante di accedere alla documentazione in possesso dell’organo amministrativo della controllante e relativa alla controllata, a condizione che la controllante eserciti l’attività di direzione della controllata, come accade per una holding, e che la documentazione non riguardi l’operatività ordinaria delle società sottoposte a controllo.

Che cosa fare se la società non risponde o rifiuta

Ogni passaggio prepara il successivo.

• Formulare la richiesta per iscritto, con PEC o raccomandata, indicando i documenti che si vogliono consultare, il periodo di riferimento, la disponibilità a farsi assistere da un professionista e un termine ragionevole per la risposta. È il documento che proverà il rifiuto.
• Contestare per iscritto le risposte parziali. Non è un passaggio obbligato prima del ricorso, ma il silenzio o la consegna incompleta vanno fatti risultare.
• Ricorrere al tribunale in via cautelare, con ricorso ex art. 700 c.p.c., per ottenere un ordine di esibizione o di accesso ai luoghi in cui la documentazione è conservata. I tempi di un giudizio ordinario renderebbero inutile il rimedio. Lo Studio ha seguito un caso di questo tipo, raccontato in Accesso ai documenti negato al socio: il provvedimento è arrivato in circa quattro mesi.
• Usare i documenti ottenuti per valutare le azioni successive: l’azione di responsabilità contro gli amministratori, che nella S.r.l. ogni socio può promuovere ai sensi dell’art. 2476 c.c., e la richiesta di revoca cautelare dell’amministratore in caso di gravi irregolarità nella gestione. I segnali d’allarme di una gestione irregolare emergono di norma proprio dai documenti richiesti.

E nelle società di persone?

Nelle società di persone il diritto di informazione è sancito dall’art. 2261 c.c.: i soci che non partecipano all’amministrazione hanno diritto di avere dagli amministratori notizie dello svolgimento degli affari sociali, di consultare i documenti relativi all’amministrazione e di ottenere il rendiconto quando gli affari per cui la società è stata costituita sono stati compiuti e, se durano oltre un anno, al termine di ogni anno, salvo che il contratto sociale stabilisca un termine diverso.

Il potere di controllo è qui ancora più penetrante che nella S.r.l., per due ragioni: nella società semplice, nella s.n.c. e per gli accomandatari di s.a.s. i soci rispondono personalmente e illimitatamente per le obbligazioni sociali, e il contratto sociale è fondato sulla fiducia reciproca tra persone. Per gli accomandanti di s.a.s., che rispondono nei limiti della quota conferita, vale invece la disciplina più limitata dell’art. 2320 c.c. Nelle società di persone manca un bilancio pubblicato, e il diritto al rendiconto è spesso un diritto che giace sulla carta finché i rapporti non si incrinano. Il rendiconto approvato è necessario per determinare la quota di utili spettante a ciascun socio, e nella prassi assume la veste di un bilancio d’esercizio in forma semplificata, integrato dalle ulteriori informazioni che il socio può chiedere. Anche in questo caso il diritto è potestativo e, davanti al rifiuto, il socio può rivolgersi al tribunale.

Domande frequenti

Cosa stabilisce l’art. 2476 c.c. sul diritto di informazione?

Che i soci di S.r.l. che non partecipano all’amministrazione hanno diritto di avere notizie dagli amministratori sullo svolgimento degli affari sociali e di consultare, anche tramite professionisti di fiducia, i libri sociali e i documenti relativi all’amministrazione. Lo stesso articolo disciplina la responsabilità degli amministratori e l’azione che ogni socio può promuovere.

Il socio può estrarre copia dei documenti?

Sì, oltre a prenderne visione. Sull’estrazione di copia possono però essere poste limitazioni, in particolare per i documenti riservati, e lo statuto può regolarne le modalità.

Il socio è tenuto alla riservatezza sulle informazioni ottenute?

Sì. Le informazioni servono al controllo della gestione; un uso per finalità estranee, come la concorrenza, è abusivo. La società può chiedere la sottoscrizione di un accordo di riservatezza e, in presenza di indizi concreti di abuso, opporre limiti alla consultazione.

Il socio amministratore ha il diritto di informazione?

Il diritto dell’art. 2476 c.c. è riservato ai soci che non partecipano all’amministrazione. Il socio amministratore accede ai documenti in ragione della carica: controllare la gestione non è solo una sua facoltà, è un suo dovere. Se è escluso di fatto dalla gestione da altri amministratori, la questione si sposta sui doveri di informazione tra amministratori.

Quanto tempo ha la società per rispondere?

La legge non fissa un termine. La risposta deve arrivare in un tempo ragionevole rispetto alla richiesta, e uno statuto ben scritto lo indica. Un ritardo prolungato e non giustificato ha, ai fini della tutela, lo stesso rilievo di un rifiuto.

Che cosa deve contenere la richiesta di accesso ai documenti?

I documenti richiesti indicati con precisione, il periodo di riferimento, l’eventuale professionista che assisterà il socio, la richiesta di estrarre copia e un termine per la risposta. Va inviata con un mezzo che ne provi la ricezione.

Studio Legale Torresi e Associati

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Contenuto a finalità informativa. Non costituisce consulenza legale: l’estensione del diritto di informazione e i limiti opponibili dipendono dallo statuto e dalle circostanze del singolo caso.